• Periode: 2016 -2017
• Functie: Senior Adviseur/Projectleider Input, Document en Recordmanagement
• Branche: Bekostiging Onderwijs Instellingen
• Website: https://duo.nl/particulier/

Participant: Ron Elbers

Linkedin: linkedin.com/in/elbersron

Opdracht

In tegenstelling tot de fysieke postbehandeling, die volgens vastgestelde strakke richtlijnen en procedures door DUO wordt uitgevoerd, zijn deze richtlijnen en procedures voor de e-mail berichten met eventueel daaraan gekoppelde bijlagen niet aanwezig.

Deze inefficiënte werkwijze leidt ertoe dat DUO extra capaciteit moet inhuren, onnodig beheerkosten maakt en niet kan voldoen aan de doelen van de organisatie wat betreft de dienstverlening aan de klanten en de eisen die worden gesteld aan overheidsdiensten om in 2017 digitaal te werken.

Oplossing en aanpak

• Projectmatig implementeren van een e-mail procesmanager (Robotisering).
• Advisering in proces optimalisatie iom de proceseigenaren.
• Aanpak: PRINCE2, AMS, Scrum/Agile en ITIL

Resultaat

Na de oplevering worden de binnengekomen e-mail berichten inclusief de bijlagen automatisch zonder tussenkomst van menselijk handelen, direct geplaatst naar de applicatie waarin de email behandeld moet worden. Tevens  onder beheer gebracht van Record management, zodat DUO zich over de inhoud van de mail kan verantwoorden.

Feiten en cijfers

Door het toepassen van de oplossing zijn de volgende besparingen op handelingen behaald;

Voor DIV afdeling:

• beduidend minder fysieke poststukken ontvangen
• Geen activiteit meer om post te sorteren
• Geen activiteit meer om documenten scan klaar te maken
• Geen gebruik van tussenbladen/scheidingsbladen voor het scannen nodig
• Geen scanactiviteit meer

Voor Onderwijs Instellingen:

• Documenten hoeven niet geprint te worden
• Documenten hoeven niet fysiek verzonden te worden
• Besparing van papier
• Besparing van enveloppes
• Besparing van portokosten

Voor proces:

• Minder uitlezen mailbox