• Periode: 2016 - 2017 
• Branche: Overheid
• Functie: Senior beleidsmedewerker Documentaire Informatie Voorziening
• Website: https://www.provinciegroningen.nl/home/

Participant: Joke Tania

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/joketania/

Opdracht

De afdeling DIV was niet meer aangehaakt bij de nieuwe digitale ontwikkelingen binnen de provincie Groningen. Aan mij de taak om het management te adviseren m.b.t. het repareren hiervan. Belangrijk hierbij was dat de afdeling DIV de rol als ambassadeur zou gaan pakken en een brug te slaan tussen de business en de techniek.

Oplossing en aanpak

Deelnemen aan diverse I-projecten op het terrein van ondermeer het actualiseren van de werkprocessen met betrekking tot de digitale informatievoorziening, het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem ten behoeve van de informatiehuishouding binnen de provincie en de conversie van het oude Document Management Systeem naar IBM Filenet

Aanpak: PRINCE2, Scrum/Agile en ITIL.

Tot slot een plan van aanpak opgesteld voor een metadatamodel.

Resultaat

Een betere borging van de documentbeheerprocessen, kwalitatief betere digitale informatievoorziening en de integratie van archieffunctionaliteiten binnen een aantal werkprocessen van de Provincie Groningen. Dit resulteerde bovendien dat DIV de rol als ambassadeur voor het nieuwe digitale werken veel nadrukkelijker ging pakken.